جلسات کاری را می‌توان یکی از مهم ترین اتفاقات هر روزه در هر شغلی دانست .همان قدر که آراستگی و خوش لباس بودن شما در این جلسات مهم است ، چگونگی رفتار و برخوردتان هم از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. فرقی نمی‌کند این جلسات درون سازمانی باشد یا برون سازمانی ، آداب معاشرت قواعد مشترکی را برای تاثیرگذاری بیشتر شما در این موقعیت مطرح می‌کند . در این مطلب به باید و نبایدهایی که در این جلسات بهتر است به آن توجه داشته باشید، می‌پردازیم.
در جلسات کاری خوش قول باشید
اطمینان حاصل کنید که در زمان مناسب به قرارتان می‌رسید و زمان کافی برای آماده شدن پیش از شروع جلسه را دارید. به یقین شما نمی خواهید به اتلاف وقت دیگران و وقت نشناسی متهم شوید. این اولین قدم برای جلب اعتماد طرف مقابلتان است .
افراد ناشناس جلسه را معرفی کنید
اگر در جلسه افرادی حضور دارند که با یکدیگر آشنایی ندارند، در صورتی که شما سِمتی در آن جلسه دارید و تمام افراد را می شناسید باید آن ها را به جمع حاضر معرفی کنید . برای این کار باید ابتدا از معرفی فردی که بالاترین جایگاه شغلی را در آن جلسه دارد ، آغاز کنید .
یک دستور کار قوی ارائه دهید
این بخشی از آمادگی شما برای داشتن یک جلسه ی کاری موفق است . دستور کار قوی شما را در مسیر نگاه می دارد تا با تمرکز بیشتر بتوانید بدون انحراف از موضوع جلسه مباحث را کنترل و مدیریت کنید .
صحیح بنشینید
زمانی که در جلسه ای حضور پیدا می کنید، باید ارتفاع صندلی خود را تنظیم کنید، به گونه‌ای که برابر با سطح نشستن سایر افراد حاضر در جلسه و به خصوص فرد مقابل شما باشد. پایین بودن سطح صندلی شما به نسبت دیگران تصویر یک کودک که بر روی صندلی نشسته را به ذهن متبادر می کند.
صحبت دیگران را قطع نکنید
این به هیچ عنوان نمی تواند رفتار مودبانه و یا پذیرفته ای باشد که در میان گفته های فردی به میان آمده و صحبت های خود را بیان کنیم. این کار درست مثل این است که وقتی در جمعی حضور داریم دیگران را کنار زده یا هل دهیم تا به جلو برویم .
همیشه در جلسات کاری با صدای واضح و رسا صحبت کنید
هیچ چیز بدتر از این نیست که در جلسه‌ای کاری به خاطر عدم وضوح گفته هایتان افراد مدام در حال پرس و جو از یکدیگر باشند. آرام صحبت کردن بیش از حد و یا فریاد زدن می‌تواند اعتبار حرفه ای شما را تحت تاثیر خود قرار دهد. بهتر است قبل از جلسه برای کنترل آوای صدای تان تمرین کنید. شمرده و با توناژ مناسب حرف زدن یکی از نکات تاثیرگذار در وجهه ی کاری شماست.
چه طور جلسه کاری موفقی داشته باشیم؟
تلفن همراه خود را در معرض عموم قرار ندهید
بسیاری از مردم در طول جلسات تلفن‌های خود را بر روی میز می گذارند. این کار درستی نیست ،حتی اگر در حالت سکوت باشد، ایجاد نور یا نویز آن می تواند جلسه را منحرف کند. بهترین کار این است که تلفن همراه خود را در جیبتان قرار دهید، در حالت سکوت با ویبره بگذارید و در صورت نیاز از جمع اجازه گرفته و برای تماس و یا ارسال پیام اتاق را ترک کنید. ارسال پیام در جلسه کاری و حضور دیگران رفتار بی ادبانه ای به شمار می‌رود.
فقط نوشیدنی بنوشید
شما درهر شرایطی در جلسات کاری تان آزادید که چای یا قهوه و نوشیدنی هایی از این دست بنوشید، ولی در میان جلسات کاری ای که چندان طولانی نیست، صرف میان وعده و یا وعده ی غذایی توصیه نمی شود.
عادات عصبی خود را کنار بگذارید
از بروز عادات عصبی معمول خود اجتناب کنید. حرکاتی مانند ضربه زدن با خودکار بر روی میز، تکان دادن پاها و رفتارهایی از این دست وجهه ی شغلی شما را خدشه‌دار می‌کند.
به همه توجه کنید
در طول جلسه و به خصوص در هنگام صحبت کردن سعی کنید به تمام افراد حاضر در جلسه توجه داشته باشید؛ این کار را می توانید با برقراری ارتباط چشمی انجام دهید . همچنین بدون توجه به جایگاه شغلی افرادی که در حال صحبت هستند، به آن نگاه کرده و نشان دهید که به گفته هایشان بها می دهید.
سعی کنید در جلسات کاری زمانی برای استراحت در نظر بگیرید
زمانی که جلسات کاری بیش از یک ساعت و نیم به طول می انجامد، باید یک زمان استراحت ۲۰ دقیقه ای در نظر گرفت و چنان چه به موقع صرف غذا نزدیک بود، باید این زمان را به ۳۰ دقیقه افزایش داد.
حواستان به ظاهرتان باشد
وقتی نوشیدنی می نوشید و یا خوراکی را در جلسات کاری میل می کنید، دقت داشته باشید که ممکن است ذراتی از آن در صورت و یا بر روی لباس شما باقی مانده باشد، فراموش نکنید که قبل از این که توجه همه را جلب کند، پاکشان کنید.
تمام سوال ها را برای پایان جلسه نگذارید
سوال های خود را در طول جلسه و در زمان‌های مناسب بپرسید.به قطع دوست ندارید شما آن فردی باشید که شروع به پرسیدن سوال ها و بیان نکته های غیر ضروری می کند، آن هم درست در زمانی که همه در حال آماده شدن برای به پایان رساندن جلسه هستند .
