قوانین آداب معاشرت برای تماس تلفنی

تلفن از آن ابزارهای ارتباطی است که همه ی ما در طی روز دست کم چند باری از آن استفاده می کنیم. آداب معاشرت ما را با بایدها و نبایدهایی که بهتر است در تماس های تلفنی به آن توجه داشته باشیم، بیشتر آشنا می کند .

• واضح صحبت کنید. فراموش نکنید که طرف دیگر تماس، هیچ تصویری از چهره ی شما نمی بیند و برای رساندن منظورتان تنها و تنها باید روی تن صدا و واژگانی که به کار می برید حساب کنید و بس .
• از تن معمول صدای خود استفاده کنید. آرام حرف زدن باعث می شود طرف دیگر تماس درست متوجه گفته هایتان نشود و چه بسا ناچار از تذکر باشد که« می شود کمی بلندتر صحبت کنید؟» بلند صحبت کردن هم به همان اندازه و حتی بیشتر نادرست است. اصولا بلند صحبت کردن در هر حالتی رفتاری توهین آمیز به نظرمی آید.
• هرگز در طول تماس تلفنی چیزی نخورید و ننوشید. هیچ چیز ناخوشایند تر از شنیدن صدای ناشی از خوردن خوراکی نیست . در صورتی که گلویتان خشک شده و یا به سرفه افتاده اید، می توانید از طرف دیگر تماس زمان بگیرید تا جرعه ای آب بنوشید .
• مکالمه با دوستان نزدیک از این قاعده مستثنی است، اما در تماس های کاری و یا تماس با افرادی که آشنایی چندانی با آن ها ندارید، از استفاده واژه های عامیانه و ادبیات بیش از حد خودمانی پرهیز کنید. این کار می تواند چهره ی فردی با ادبیات سطح پایین و ضعیف را به ذهن متبادر کند .
• بهتر است در همان ابتدای تماس نام و یا نام خانوادگی طرف مقابل تماس را بر زبان بیاورید. برای مثال سلام آقای افشار؛ یا سلام ، با آقای افشار صحبت می کنم ؟ به این ترتیب اگر شماره اشتباه بود یا شخص دیگری پاسخ گوی تماس بود، سریع متوجه می شوید .
• بلافاصله بعد از سلام کردن خود را معرفی کنید و حال و احوال پرسی بیشتر را به بعد از معرفی خودتان موکول کنید. به طرف دیگر تماس حق بدهید که ابتدا بداند در حال صحبت با چه کسی است و بعد با شما چاق سلامتی کند .
• زمانی که در جمع حضور دارید و می خواهید با تلفن مکالمه کنید، حداقل سه متر از سایرین فاصله بگیرید تا نه صدای جمع در مکالمه تان اختلال ایجاد کند و نه تمرکز شما برای صحبت کردن بر هم بریزد .
• در حضور دیگران تماس تلفنی خود را بر روی بلندگو قرار ندهید. در صورتی که این تصمیم را دارید، ابتدا از طرف دیگر تماس اجازه بگیرید و سپس این کار را انجام دهید .
• از بیان جزئیات خصوصی خود در مکالمات تلفنی و در حضور دیگران اجتناب کنید، این کار به وجهه ی شما آسیب می‌زند. همچنین فراموش نکنید که اطلاعات شخصی و مهمتان را در پیام کوتاه ذکر نکنید. در نظر داشته باشید پیام های کوتاه به سادگی قابل بازنشر و رویت هستند .
• در صورتی که شخص مورد نظرتان پاسخ گو نیست، پی گیری بیش از حد در تماس و در فواصل زمانی کوتاه حرکت ناشایستی است. به خصوص اگر در روزهای تعطیل و یا در ساعات هفت عصر به بعد باشد. اگر طرف مقابل شماره ی شما را بشناسد، با دیدن تماس از دست رفته تان با شما تماس خواهد گرفت، در غیر این صورت هم ارسال یک پیام کوتاه برای معرفی خودتان و موضوع مورد تماس کافی خواهد بود .
• هنگامی که در حال مکالمه با تلفن هستید، تمرکز خود را بر روی تماس و گفته‌های طرف دیگر تماس بگذارید. با دیگران صحبت نکنید. توجهتان را به تلویزیون و یا صفحه ی کامپیوترتان ندهید و مطمئن باشید این گونه شخصی که با او در حال صحبت هستید، متوجه این عدم تمرکز شما خواهد شد .
• در انتخاب صدای زنگ تلفن خود خلاق و با ملاحظه باشید. صدای بیش از حد بلند و یا نوای گوش خراش زنگ تلفن شما می تواند موجب آزار اطرافیانتان شود .
• در صورتی که موفق به تماس نشدید و می‌خواستید پیغام صوتی بگذارید، دقت داشته باشید که پیغامتان کوتاه و حاوی اطلاعات مفیدی شامل نام ، شماره تماس و موضوع مورد تماس باشد .
• همیشه امکان به وجود آمدن بحث و مجادله هست ، حتی در مکالمه های تلفنی ، اما اگر امکان پیش گیری از آن را ندارید، بهتر است مکالمه را به فضایی خصوصی انتقال دهید. هیچ کسی دوست ندارد شما را با چهره ی برافروخته و در حال داد و فریاد کردن ببیند .

مکان های ممنوعه برای تماس های تلفنی:

آسانسور، بیمارستان، اتاق های انتظار، تاکسی ،اتوبوس، قطار، جلسات کاری، کتاب خانه‌ها، موزه‌ها ، اماکن عبادت ،مراسم سخنرانی، اجرای زنده ،مراسم تدفین، عروسی، اجرای تئاتر ، سالن سینما ، میز غذا و در دیدار از بستگان .